Automatisering
Hvordan automatisere administrasjon i en liten bedrift
Steg-for-steg: finn ut hva som bør automatiseres, velg riktig verktøy og kom i gang uten å snu opp ned på hverdagen.
· 7 min lesing
«Automatisering» høres ofte ut som noe for store selskaper med egne IT-avdelinger. Men for en liten bedrift kan selv enkle automatiseringer spare mange timer i måneden.
Steg 1: Kartlegg hvor tiden går
Før du velger verktøy, bør du vite hva du vil løse. Før en enkel logg i en uke: hver gang du gjør administrasjon, noter hva og hvor lenge. Etter en uke ser du mønsteret.
Steg 2: Velg én flaskehals
Velg den oppgaven som tar mest tid og er mest forutsigbar. For de fleste små bedrifter er det fakturahåndtering. Den har tydelig input (en PDF), tydelig output (et beløp og en frist) og skjer ofte.
Steg 3: Definer arbeidsflyten
En god automatisert arbeidsflyt for fakturaer ser slik ut:
- Fakturaen lastes opp
- Leverandør, beløp, mva, KID og forfall leses automatisk
- Du kontrollerer og godkjenner
- En oppgave med frist opprettes
- Du får varsel før forfall
Hva som ikke bør automatiseres
Selve betalingen, lønn og skatterapportering bør du holde manuelt – eller overlate til regnskapsfører. Automatisering skal hjelpe deg å huske og holde orden, ikke flytte penger uten at du vet om det.
Steg 4: Samle alt på ett sted
Mye tid forsvinner i leting. Når alle dokumenter lagres i samme arkiv med søk og filtrering, slipper du å lete gjennom e-post og mapper.
Steg 5: Evaluer etter en måned
Hvor mye tid sparte du? Gikk noe galt? Når den første automatiseringen fungerer, kan du se på neste oppgave.
Kom i gang
Du trenger ikke et stort system for å starte. Les mer om hvordan du kan automatisere administrasjonen med Bedriftsro.